İşletme Ekip ve Görev Verileri Bilgilendirmesi

1. Taraflar ve kayıt kaynağı

Çalışan ve kurye bilgilerini işletmenin yetkili sahibi panel üzerinden girer. İşletme, kendi çalışan ilişkisi ve görev organizasyonunun amaçlarını belirler; gerekli bilgilendirmeyi ilgili kişiye yapar ve uygun veri işleme şartını sağlar. Bu sayfanın bulunması, işletmenin kendi aydınlatmasını yaptığı veya açık rıza aldığı anlamına gelmez.

Metagoria panelin teknik işletimi, hesap güvenliği ve destek işlemlerini yürütür. Ekip kaydı oluşturmak Metagoria ile iş ilişkisi kurmaz; bordro, SGK, çalışma izni, sürücü belgesi veya mesleki yetki kontrolü yerine geçmez. Firma sahibinin hesabı çalışanlarla paylaşılmamalıdır.

2. Veriler ve amaç

Ekip listesinde ad, görev türü/bölüm, isteğe bağlı iletişim telefonu/e-posta, kurye veya şoför için araç türü/plakası, aktiflik, beyan edilen müsaitlik ve işle ilgili kısa not tutulur. Görev kayıtları başlık, referans, iş türü, öncelik, hedef zaman, atanan kişi ve durum hareketlerini içerir. Müşteri adı/telefonu/adresi yalnızca gerekli teslimat veya hizmet görevinde ayrıca girilir.

Amaç işletmenin ekibini ve kendi işlerini düzenlemesidir. Müsaitlik ve tamamlanma firma sahibi veya yetkilendirilen çalışanın beyanıdır; canlı konum takibi veya fiilî teslimat doğrulaması değildir. Kimlik numarası, sağlık, maaş, banka, kart veya özel yaşam bilgisi girilmemelidir. Çalışan kaydı tek başına kullanıcı hesabı ya da panel yetkisi oluşturmaz.

3. Çalışan hesabı ve davet

Firma sahibi çalışanın e-posta adresi için 7 gün geçerli bir davet bağlantısı oluşturabilir ve kendisi paylaşır. Davet edilen kişi aynı e-posta adresiyle kendi hesabına giriş yapıp bağlantı isteği oluşturur. Hesap adı ve e-posta adresi firma sahibine gösterilir; sahibi ayrıca onaylamadan görev erişimi açılmaz. Veritabanında bağlantının kendisi yerine güvenli özeti, süre ve işlem bilgileri tutulur. Giriş sırasında daveti taşıyan gerekli HttpOnly çerez en fazla 30 dakika saklanır; istek oluşturulduğunda kaldırılır.

Onaylı çalışan yalnızca kendisine atanan işleri görebilir; müsaitliğini değiştirebilir ve işini başlatıp tamamlayabilir. Diğer çalışanların listesine, firma yönetimine ve ekip içi notlara erişemez. Açık görevde gerekli müşteri iletişim/adres bilgileri çalışana gösterilir; görev kapanınca bu alanlar ve görev notu çalışan görünümünden kaldırılır. Görev notu açıkken çalışana görünür; bu alana gereksiz kişisel veri yazılmamalıdır.

Firma sahibi erişimi kaldırabilir. Çalışanın e-posta adresi değiştiğinde, kaydı pasif/izinli/arşiv olduğunda veya işletme sahipliği değiştiğinde hesap bağlantısı iptal edilir. Yeniden bağlanan hesap önceki erişim döneminin kapalı işlerine erişemez. Davet/onay çalışma ilişkisini veya kişinin mesleki yeterliliğini doğrulamaz.

4. Erişim, hukuki dayanak ve aktarım

Ekip ve görevler herkese açık firma sayfasında yayımlanmaz; ilgili firma sahibi yönetir ve onaylı çalışan yalnızca kendi atanan görevlerine erişir. İşletme sahipliği değişirse önceki sahibin ekip ve görevleri yeni sahibine gösterilmez. Teknik destek/güvenlik için gerekli yetkili erişim ve hizmet sağlayıcıları genel gizlilik metninde açıklanır. Bu modül kendiliğinden SMS, e-posta veya WhatsApp mesajı göndermez.

İşletme kendi işleme faaliyetinde ilgili çalışma/hizmet ilişkisinin gereği ve uygulanabilir yükümlülükleri değerlendirir; meşru menfaat kullanılıyorsa ilgili kişinin temel haklarıyla denge kurar. Metagoria’nın panel hesabı ve güvenlik işlemleri, hizmet sözleşmesinin yürütülmesi ve güvenliğin sağlanmasına yönelik ilgili KVKK m.5/2 şartları kapsamında değerlendirilir. İşletmenin her personel verisi için aynı hukuki sebep varsayılmaz; aydınlatma ile açık rıza ayrı işlemlerdir.

5. Saklama ve başvuru

Aktif ekip kaydı işletmenin kullanımında tutulur. Arşivdeki çalışan kayıtları ve tamamlanan/iptal edilen görevler 90 gün geçtikten sonraki ilk bakım çalışmasında aktif veritabanından silinir. Görev hareketleri görevle birlikte kaldırılır. Süresi dolan davet kayıtları da süre bitiminden 90 gün sonraki ilk bakımda silinir. Açık görev sahibi çalışan önce görevleri devredilmeden arşivlenemez. Bu modül resmi çalışma veya mali kayıt arşivi olarak kullanılmamalıdır.

Özel yedeklerdeki kopyalar ayrı yedekleme politikasına tabidir; veri başvurusunda bunlar da değerlendirilir. Hesap güvenliği, sağlayıcılar/yurt dışı aktarım ve ilgili kişinin erişim, düzeltme, silme ve diğer başvuru hakları genel gizlilik metninde açıklanır. Çalışan veya müşteri, kendi işletmesine ve Metagoria destek kanalına kişisel veri başvurusu yapabilir.